Рекомендации для снижения рисков отгрузки товара мошенникам
Отдельно рассмотрим меры, применяемые во избежание несанкционированного вывоза продукции мошенниками по поддельным доверенностям. (направленные на избежание ситуаций, когда мошенники несанкционированно вывозят продукцию по поддельным доверенностям). Эта ситуация крайне неприятна для всех добросовестных субъектов сделки – и поставщика и покупателя.
В случае когда покупатель выписывает доверенность на сотрудника, а тот вместо того что бы доставить товар по назначению, продает товар на сторону и скрывается, меньше неоднозначности. Поставщик отгрузил товар законному представителю покупателя.
А в случае ели хищение произошло вследствие утечки информации? Приехал не представитель покупателя, а лицо, которое подделало доверенность. Как тут быть? Чья вина? На чьи плечи ложится материальный ущерб? Можно предположить, ущерб ложится на ту сторону, которая допустила утечку коммерческой информации. А какая сторона ее допустила? Утечку могла допустить любая из сторон, а могли две одновременно, как в случае, описанном в предыдущей статье в разделе Двойная игра. Мошенник в образе клиента и поставщика.
Меры, которые помогут избежать подобной ситуации:
- Системная кадровая политика, с качественной проверкой кандидатов при приеме на работу.
- Поддержание информационной безопасности сервера и сетей, передающих данные.
Необходимо защитить информацию на сайте, сервере, и каналы связи от взлома и проникновения. Похищенная информация может быть использована во вред компании, вплоть до хищения товара. Информационная безопасность – сложная и многогранная тема, которую даже вкратце невозможно осветить в статье. Рекомендуем провести аудит силами своих или привлеченных специалистов, с целью выявления слабых мест и их устранения. Многие действенные мероприятия по улучшению безопасности можно провести быстро и практически бесплатно.
- Инструктаж складских служащих о необходимости тщательного изучения документов предъявляемых получателем перед отгрузкой товара - хорошо читаемый паспорт без повреждений, правильно и полностью заполненная доверенность на получении товара. Сверка подписей в паспорте и доверенности. При возникновении малейших подозрений связываться с заказчиком, через менеджера своей компании ведущего сделку.
- Организация бизнес-процесса, в рамках которого, покупатель должен предоставлять данные о доверенном лице, которое должно получать продукцию. А также данные транспортного средства, на котором будет осуществляться вывоз. Поставщик, в свою очередь, должен проверять на соответствие данные транспортного средства и лица, приехавшего получать товар, с предоставленными покупателем данными. В случае если данные не совпадают, обязательно связываться непосредственно с заказчиком и уточнять информацию.
- Фотографирование представителя покупателя и хранение фотографии определенное время.Это простая и к сожалению пока никем не используемая мера будет иметь огромный профилактический эффект. Узнав о том, что на складе фотографируют получателей товара, злоумышленники будут обходить вашу компанию стороной. Им не нужны лишние сложности. Но даже если случиться неприятность и товар будет похищен, по крайней мере у вас будет качественная фотография того, кто это сделал.
Кто-то может возразить: «А мы делаем ксерокопию паспорта, в нем есть фотография!» Этот вариант фотографии никуда не годится. Практически всегда ксерокопии фотографий, даже сделанные на хорошей копировальной технике со свежим картриджем и отличной бумаге получаются низкого качества. Посмотрев на такую фотографию, вы никогда не узнаете этого человека на улице.
Кто-то, возможно, скажет: «Зачем фотография, у нас есть система видеонаблюдения.» Система видеонаблюдения – это отличная и необходимая мера для любого склада, магазина и офиса, но она не заменит фотографию. Поясним почему. Очень часто, особенность самих видеокамер или их настройка не позволяют снимать качественное изображение, по которому потом можно будет опознать человека или составить его фоторобот. Даже в тех случаях, когда изображение получено под правильным углом и с близкого расстояния. Иногда настройки камер таковы, что из записи выпадают определенные временные отрезки, и может случиться так, что именно в это время злоумышленник пройдет под камерой, которая могла бы сделать правильный снимок.
Другой важный аспект, злоумышленники не боятся камер. Часто они заранее знают, где они расположены и на дело они приезжают подготовившись. Им не требуется приклеивать бороду и использовать парик, хотя кто-то из них может поступить и таким образом. Достаточно надеть бейсболку, очки и не смотреть прямо в камеру.
Качественная фотография, без головного убора и солнечных очков, вот что нужно для того, что бы снизить риски вывоза товара мошенниками.
Как видите, меры достаточно простые и не отнимут у Вас много времени и средств, но помогут защитить бизнес от материальных потерь.
Желаем Вам успехов в вашей работе и финансового благополучия!
МЕТАЛЛ-ЭНЕРГИЯ - ДЛЯ КОМПАНИЙ И ЛЮДЕЙ!
